+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как правильно написать ответ на входящее письмо

Как правильно написать ответ на деловое письмо? Этот вопрос возникает почти у каждого, кто пишет письма. Да, каждый может написать ответ. Но вопрос, сможете ли вы написать его правильно с точки зрения содержания письма?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Лекция 1.2. Правила подготовки делового письма

На ваше письмо отвечаем

Деловая корреспонденция или служебная переписка. Правила составления делового письма. Основным нормативным документом, который регламентирует правила оформления организационно-распорядительной документации в организации, в том числе деловых писем, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта г. N ст. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации УСОРД , - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. На основе этого ГОСТа Россархивом разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от Эти документы рекомендованы к использованию при разработке конкретных инструкций по делопроизводству в организациях и государственной, и иных форм собственности, но должны быть адаптированы к специфике их деятельности.

Деловая переписка - это обобщенное название для разных по содержанию документов — служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др. Самым распространенным является служебное или деловое письмо. Служебные письма — это письма между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом. Особенности оформления писем:. Любое письмо при поступлении в организацию поступающее или направлении в стороннюю организацию отправляемое регистрируется в журнале регистрации электронной базе данных.

При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата. Письма в журнале базе данных нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года. При оформлении любого вида письма используется стандартный набор реквизитов.

Адресат располагается в верхнем правом углу как на бланке с угловым, так и с продольным расположении реквизитов. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; место составления или издания документа печатают на двух языках: русском слева и национальном справа на одном уровне.

В качестве адресата могут быть:. В органах государственной власти, как правило, принято адресовать служебные письма руководителю организации, а не в структурное подразделение или конкретному исполнителю это часто приято в коммерческой переписке для ускорения принятия решения. Руководитель организации и. При адресовании письма указывают:. Инициалы должностного лица указывают перед фамилией. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:.

Главам администраций муниципальных образований Республики Алтай. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:. Государственное учреждение.

Всероссийский научно-исследовательский. Профсоюзная ул. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:. Образцову О. Садовая ул. Липки, Киреевский р-н,. Тульская обл. Почтовый адрес организации-адресата можно не указывать, если предполагается, что адрес есть у секретаря.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня г.

Регистрационный номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Ссылка на регистрационный номер и дату письма включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Заголовок к тексту.

В письме желательно указать заголовок, отражающий краткое содержание письма, для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма. Если в письме один, два абзаца, заголовок можно не составлять.

Для писем больших объемов заголовок обязателен. Заголовок письма должен отвечать на вопрос: о чем о ком? Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, приложения. Его следует писать с большой буквы и по центру листа. В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Обращением могут служить ученые звания: академик, профессор, доцент и др. Далее — преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина.

Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма, то есть письмо начинают с постановки проблемы, а потом оговаривают условия, варианты и т. Далее следует основной текст письма , где должна быть изложена ситуация, озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.

Текст большинства писем излагается от 1-го лица множественного числа - просим, направляем, предлагаем - или от 1-го лица единственного числа — прошу, предлагаю и т. Чаще первая форма — так как письмо отправляется от имени организации.

Письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать оптимальный вариант — страницы. Все остальные материалы оформляются приложениями к письму. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Необходимо помнить о стандартных полях левое, верхнее и нижнее — не менее 20 мм , правое — не менее 10 мм.

Параметры шрифта — от 12 до 14 кегль, полуторный интервал. Times New Roman или Arial. Письмо должно быть чётким и понятным для восприятия используются короткие предложения, избегаются непонятные и сложные слова, профессионализмы. Не рекомендуется включать в письмо сразу несколько вопросов. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес. В заключении служебного письма кратко подводятся итоги всего написанного.

Приложения — необязательное дополнение. Они оформляются на отдельных листах: каждое отдельном листе. Отметка о наличии приложения располагается после текста документа.

Приложения подразделяются на:. Далее оформление возможно по одному из следующих вариантов:. Например, Приложение: на 2 л. Например, Приложение: Проект договора на 5 л. Если приложений к документу несколько, то они нумеруются и оформляются по второму варианту.

Приложения: 1. Проект договора на 5 л. Накладная от Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:. Приложение: Договор о сотрудничестве и приложение к нему, всего на 5 листах в 1 экземпляре. При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывается. Письма на имя первых лиц подписывает только руководитель или его заместитель - это принцип субординации и уважение к деловому партнеру.

Соответствие рангов должно соблюдаться. Есть еще одна характерная ошибка. Допустим, на документе стоит фамилия директора Смирнова, а сам он уехал в отпуск. Его заместитель Петров ставит косую черту и расписывается за шефа. Это неправильно. Подпись должна строго соответствовать ее расшифровке и реальной должности автора письма в данный момент.

Печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:. Данные об исполнителе набираются на кегль или два мельче основного текста письма. Следование перечисленным правилам гарантирует успешное сотрудничество с адресатом послания и зарекомендует вас как тактичного, вежливого человека.

Принято выделять следующие виды деловых писем условное деление, можно встретить и другие деления. По тематическому признаку деловые письма разделяют на:.

Ответ на официальное письмо: образец

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Расскажем, на какие письма нужно отвечать.

Письмо-ответ (отказ или согласие), как это следует из названия, Здравствуйте! Можно написать: «В ответ на Ваше обращение сообщаем, что которые требуют ответа, как правильно отвечать: одним письмом на поручение.

Образец письма-ответа

Составление ответа на письмо-запрос оно же письмо-ответ — стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т. Скачать документ на сайте Ассистентус Бланк и образец Бесплатная загрузка Онлайн просмотр Проверено экспертом. В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует больничный, командировка. Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек. Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме только если это не относится к конкретной деятельности фирмы. Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

Ответ на запрос о предоставлении информации

Деловая корреспонденция или служебная переписка. Правила составления делового письма. Основным нормативным документом, который регламентирует правила оформления организационно-распорядительной документации в организации, в том числе деловых писем, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта г.

Посмотрите заполненный образец ответа на запрос информации:.

Письмо ответ

Письмо-ответ — это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным письмо-отказ или положительным. В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа подробнее см. Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с…", так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо — запрос , просьбу , приглашение , предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной — письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа. Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.

Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным.

Как правильно написать ответ на деловое письмо.

Начинаются, как правило, так:. Сопроводительное письмо. Письмо-сообщение информационное письмо. Все перечисленные письма формальны.

Составление ответа на письмо-запрос оно же письмо-ответ — стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т. В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует больничный, командировка.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Ответ на письмо - претензию
Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Нина

    На принтере черная книжка с логотипом Ютюба. Но она появилась не в этом видео, а несколько видео назад, насколько я помню. Кстати что это?